ISD — Event Management

Stakeholders (Заинтересованные лица)

ID	Имя	Роль	Интерес (H/M/L)	Проблема / Ожидание
1	Владелец компании	Собственник бизнеса	H	Рост выручки от мероприятий, прозрачная воронка от брифа до утверждённого КП, управляемые расходы.
2	Event-менеджер	Организатор	H	Быстрый поиск идей, автоматический расчёт сметы, меньше рутины в Excel и презентациях.
3	Клиент	Заказчик мероприятия	H	Понятное и красивое коммерческое предложение, соблюдение бюджета и сроков, возможность оперативно согласовывать правки.
4	Руководитель event-отдела	Линейный менеджер	M	Единый стандарт КП, быстрый внутренний контроль качества, меньше ручного пересчёта и проверки смет.
5	Администратор системы	Техническая поддержка	M	Простое управление пользователями и каталогом идей, понятные логи и отсутствие ручных вмешательств в БД.

Needs (Потребности)

Сейчас в компании «Берсерк» большая часть работы по подготовке концепции мероприятия делается вручную: идеи ищутся в разных источниках (Pinterest, Instagram, каталоги подрядчиков), сметы считаются в отдельных файлах, КП собирается в текстовом редакторе или презентации. Это приводит к задержкам, ошибкам в расчётах и сильной зависимости от конкретного менеджера.

Бизнесу нужна единая цифровая система, которая:

Поддерживает полный цикл: от брифа клиента до утверждённого коммерческого предложения;
Хранит единый каталог идей (площадки, декор, артисты, услуги) с ценами и категориями;
Позволяет быстро собирать борд идей и автоматически считать ориентировочную стоимость;
Фиксирует историю версий КП, решения руководителя и клиента (утверждено / отклонено);
Доступна event-менеджерам и руководителю из офиса и удалённо (веб-интерфейс);
Не требует от пользователей работы напрямую с БД или «сырыми» SQL-запросами.

Solutions (Решение)

ISD EventManager — веб-система, которая автоматизирует процесс формирования концепции мероприятия и подготовки коммерческого предложения:

Модуль Client & Brief — хранение клиентов и брифов, ввод параметров мероприятия (тип, дата, бюджет, пожелания).
Модуль Idea Catalog — база идей с категориями и стоимостью, используемая для автоматического подбора.
Модуль Idea Board — формирование борда идей для конкретного брифа.
Модуль Concept Cost — расчёт ориентировочной стоимости концепции по выбранным идеям.
Модуль Proposal — черновики и финальные версии КП, статусы, история согласований.
Модуль Approvals — маршрут КП: менеджер → руководитель → клиент.

Архитектура: «клиент–сервер» с реляционной базой данных и активным содержимым (хранимые процедуры, функции, триггеры), а также прикладным слоем (C++-шаблон кода), который реализует работу сущностей ClientDB, ClientBriefDB, IdeaCatalogDB, ProposalDB и контроллера ProposalController.

Business Objectives (Бизнес-цели)

1: Сократить среднее время подготовки коммерческого предложения на 30% в течение 3 месяцев после запуска системы.
Шкала: мин/КП; База: 3,5 часа; Цель: ≤ 2,5 часа.

2: Увеличить долю КП, которые переходят в подтверждённые мероприятия, на 10 п.п. за 6 месяцев после внедрения.
Шкала: конверсия КП → договор; База: 35%; Цель: ≥ 45%.

3: Сократить долю ошибок в расчёте стоимости (пересчёт после отправки КП) минимум в 2 раза за первый год эксплуатации.
Шкала: % КП, требующих пересчёта; База: 20%; Цель: ≤ 10%.

Success Criteria (Критерии успеха)

1: Не менее 80% event-менеджеров используют систему как основной инструмент для подготовки КП в течение 6 месяцев после запуска (по логам активности).

2: Средняя оценка удобства работы с системой по внутреннему опросу сотрудников — не ниже 4 из 5 через 3 месяца и не ниже 4,3 из 5 через 12 месяцев.

3: Не менее 70% клиентов отмечают «понятность и наглядность коммерческих предложений» на уровне «хорошо» или «отлично» в анкетах обратной связи.

Business Risks (Бизнес-риски)

Низкая адаптация пользователей. Менеджеры продолжают работать «по-старому» в Excel и презентациях → система не даёт планируемого эффекта.
Неполные или устаревшие данные в каталоге идей. Стоимости и условия подрядчиков не обновляются → ошибки в смете и конфликты с клиентами.
Сбой БД или потеря истории КП. Риски претензий со стороны клиентов при спорах по смете и согласованным условиям.
Нехватка ресурсов на поддержку и развитие. Проект «замораживается» после первой версии без расширения функционала.
Сопротивление изменениям. Руководители или продавцы не готовы менять процессы согласования и отчётности.

Major Features (Ключевые функции)

Хранение клиентов и брифов с привязкой всех КП к конкретному заказчику.
Каталог идей с категориями, ценами и возможностью фильтрации по типу мероприятия.
Формирование борда идей для конкретного брифа.
Автоматический расчёт ориентировочной стоимости концепции на основе выбранных идей.
Генерация черновика коммерческого предложения (ProposalDraft) и финальной версии (ProposalFinal).
Маршрут согласования КП: проверка руководителем, передача клиенту, фиксация решения.
Базовый мониторинг: список активных КП, статусы, дата последнего действия.

Assumptions (Предположения)

В компании уже существует выделенный event-отдел с ролями: Event-менеджер, Руководитель, Администратор.
У сотрудников есть доступ к корпоративной сети и браузеру для работы с веб-интерфейсом.
Основной канал отправки КП клиенту — email, мессенджеры и оффлайн-встречи не автоматизируются.
Ценообразование идей задаётся вручную ответственным менеджером и не требует интеграции с внешними прайсами.
Объём мероприятий компании не превышает нескольких тысяч записей в год (хватает одной SQL-БД).

Dependencies (Зависимости)

Надёжная работа СУБД, где развёрнуты таблицы Client, ClientBriefDB, IdeaCatalogDB, ProposalDB и др.
Инфраструктура резервного копирования БД (бэкапы, восстановление).
Корпоративная почта для рассылки КП клиентам.
Инфраструктура аутентификации пользователей (домены / учётные записи, политики доступа).
Ресурсы администратора системы для обновлений, изменения схемы данных и поддержки триггеров/процедур.

Subsequent Releases (Последующие релизы)

Release 2: задачи и план-график подготовки мероприятия, чек-листы и ответственные по этапам.
Release 3: расширенный отчёт по KPI (конверсия КП, маржинальность, загрузка менеджеров).
Release 4: личный кабинет клиента с историей КП и онлайн-согласованием.
Release 5: мобильная адаптация интерфейса и push-уведомления для менеджеров.

Limitations (Ограничения)

Система не автоматизирует проведение самого мероприятия (логистика, тайминг в день события).
Нет модуля финансовых расчётов с подрядчиками (счета, платежи, акты).
Нет интеграции с внешними CRM и бухгалтерией — данные выгружаются отчётами.
Нет поддержки сложных сценариев динамического ценообразования (скидки, промо-кампании).
Пользователи работают только через веб-интерфейс, офлайн-режим не предусмотрен.

Exclusions (Исключения)

Управление персоналом мероприятия (смены, графики, мотивация).
Юридическое сопровождение договоров и согласование договорных условий.
Маркетинговые рассылки и привлечение новых клиентов (лидогенерация).
Полноценный документооборот (акты, договора, счета) — остаётся в существующих системах.
Автоматическое бронирование площадок и подрядчиков через их внешние API.

Stakeholder Profiles (Профили стейкхолдеров)

Event-менеджер. 25–35 лет, ведёт одновременно 5–10 проектов, много времени тратит на подбор идей, переписку с подрядчиками и подготовку КП. Главная боль — «вечные правки» и пересчёт смет.
Руководитель event-отдела. Отвечает за маржинальность и качество мероприятий. Нужен быстрый обзор по текущим КП, статусам и бюджету, без погружения в детали каждой сметы.
Клиент. Собственник бизнеса или маркетолог компании-заказчика. Ожидает, что КП будет внятным, визуально приятным и уложится в бюджет. Не хочет разбираться во внутренних процессах агентства.
Администратор системы. Сисадмин/IT-специалист, для которого важны предсказуемость нагрузки, резервное копирование, минимальное количество ручных операций в БД.

Project Priorities (Приоритеты)

MUST HAVE: ведение брифов, каталог идей, формирование борда, расчёт стоимости, генерация черновика и финального КП, маршрут согласования.
SHOULD HAVE: отчёты по КП и статусам, хранение нескольких версий предложения, простые дашборды для руководителя.
COULD HAVE: личный кабинет клиента, визуальный конструктор борда, расширенная аналитика.

User Stories (Пользовательские истории)

Как event-менеджер, я хочу быстро внести бриф клиента в систему, чтобы сразу видеть все параметры будущего мероприятия в одном месте.
Как event-менеджер, я хочу автоматически получить подборку идей по типу мероприятия и бюджету, чтобы не искать варианты вручную в разных источниках.
Как event-менеджер, я хочу собрать борд идей и увидеть ориентировочную стоимость, чтобы оперативно проверить, укладываемся ли мы в бюджет клиента.
Как руководитель event-отдела, я хочу просматривать подготовленные КП и утверждать их в один клик, чтобы контролировать качество и маржинальность.
Как клиент, я хочу получить понятное и структурированное коммерческое предложение, чтобы быстро принять решение о сотрудничестве.
Как администратор системы, я хочу управлять пользователями и каталогом идей через удобный интерфейс, чтобы система оставалась актуальной без прямой работы с БД.

ISD by Lizaveta Kirasova

Stakeholders (Заинтересованные лица)

Needs (Потребности)

Solutions (Решение)

Business Objectives (Бизнес-цели)

Success Criteria (Критерии успеха)

Business Risks (Бизнес-риски)

Major Features (Ключевые функции)

Assumptions (Предположения)

Dependencies (Зависимости)

Subsequent Releases (Последующие релизы)

Limitations (Ограничения)

Exclusions (Исключения)

Stakeholder Profiles (Профили стейкхолдеров)

Project Priorities (Приоритеты)

User Stories (Пользовательские истории)

Intro (Введение)

BPMN (Диаграмма бизнес-процесса)

Req-D (Требования к системе)

Glos (Глоссарий проекта)

Use-Case (Диаграмма вариантов использования)

Act-D (Диаграмма деятельности)

Cl-D (Диаграмма концептуальных классов)

Interaction (Диаграмма взаимодействий)

State Diagram (Диаграмма состояний)

Class Diagram (Диаграмма проектных классов)

Data (Схема данных)

Com (Диаграмма компонентов)

QA (Тест и приемка)

C++ (Код)

Lit (Список литературы)

TZ (Техническое задание)